Warenlogistik
Lieferavise, Frachtpapiere und Statusmeldungen automatisch erfassen, Abweichungen früh erkennen und Rückfragen an Lieferanten und Kunden vorbereiten.
Funktionen
Mail Posteingang
Avise, Statusmeldungen und Rückfragen aus E-Mail und Portalen werden der richtigen Bestellung und Sendung zugeordnet.
Belegerfassung
Lieferavise, Frachtpapiere und Statusmeldungen werden gelesen und den richtigen Bestellungen und Sendungen zugeordnet.
Der manuelle Übertrag entfällt; geprüft wird ein gefüllter Datensatz statt eines leeren Formulars. Zu jedem Feld bleibt sichtbar, aus welcher Stelle im Dokument der Wert stammt.
Ein Geschäftspartner schickt seine Unterlagen als abfotografiertes PDF in wechselndem Layout. Die Angaben landen im richtigen Feld, ohne dass jemand sie abtippt – Unklarheiten werden markiert statt geraten.
Abweichungserkennung
Terminverschiebungen, Teilmengen und falsche Chargen fallen beim Eingang der Meldung auf, nicht an der Rampe.
Fehler fallen auf, solange sie billig zu klären sind. Gemeldet wird kein blanker Alarm, sondern der Fall mit Kontext: was erwartet wurde, was abweicht und was als Nächstes zu tun wäre.
Eine Position weicht deutlich vom hinterlegten Wert ab. Der Hinweis nennt den Vorgang, den Erwartungswert, die Quelle der Abweichung und die zuständige Stelle – geprüft wird von Hand.
Ereignismanagement
Verschobene Anlieferungen, Teilmengen und fehlende Papiere gehen mit betroffener Bestellung und nächstem Schritt an die Disposition – Entscheidungen über Reklamation oder Sperrung bleiben dort.
- Kritische Ereignisse gehen nicht im Tagesgeschäft unter und landen ohne Umweg bei der Person, die entscheiden kann.
- Entscheidungen fallen schneller, weil Lage, betroffene Vorgänge und Handlungsoptionen bereits zusammengestellt sind.
- Jede Entscheidung ist mit Zeitpunkt und Begründung dokumentiert.
Ein Lieferant meldet am Vorabend, dass ein zugesagtes Bauteil erst zwei Tage später kommt. Das System erkennt die betroffenen Aufträge, schätzt die Auswirkungen ein und legt der Leitung zwei Optionen vor: Ersatz aus dem Lager oder Umplanung. Nach der Entscheidung werden alle Beteiligten informiert.
Antwortentwürfe
Rückfragen an Lieferanten und Terminbestätigungen an Kunden kommen als Entwurf in die Disposition.
Die Bearbeitung startet mit einem Entwurf statt mit einem leeren Feld. Formulierungen folgen den eigenen Vorgaben, unabhängig davon, wer den Fall bearbeitet. Was rausgeht, gibt immer ein Mensch frei.
Eine Anfrage wiederholt sich mehrmals pro Woche. Der Entwurf steht samt Verweis auf die Passage, aus der die Auskunft stammt; die zuständige Person prüft, ergänzt einen Satz und schickt ihn ab.
Fristenüberwachung
Zugesagte Anliefertermine und ausstehende Papiere werden nachgehalten.
Eine Frist hängt nicht mehr daran, dass jemand das Dokument rechtzeitig öffnet. Wiedervorlagen entstehen beim Eingang, und es ist dokumentiert, wer für den Termin zuständig ist.
In einem PDF-Anhang steht eine Rückmeldefrist von vierzehn Tagen. Sie wird beim Eingang erkannt, als Wiedervorlage am Vorgang gesetzt und der zuständigen Person angezeigt, bevor sie das Dokument überhaupt geöffnet hat.
Stammdatenpflege
Lieferanten- und Artikelstamm als Grundlage des Abgleichs gegen echte Erwartungswerte.
Auswertungen und Automatisierungen laufen auf verlässlicher Grundlage. Dubletten werden zur Zusammenführung vorgeschlagen, nicht eigenmächtig verschmolzen.
Derselbe Geschäftspartner ist dreimal angelegt, zweimal mit Tippfehler im Namen. Die Zusammenführung liegt als Vorschlag vor, mit Angabe, welcher Datensatz führend sein sollte und welche Felder sich widersprechen.
Ausgangslage
In der Warenlogistik läuft die Kommunikation über viele Kanäle und Formate: Lieferavise per E-Mail, Frachtpapiere als PDF oder Scan, Statusmeldungen von Speditionen über Portale, Rückfragen per Telefon. In der Disposition landet all das als Text, der von Hand gelesen, zugeordnet und ins ERP oder Lagerverwaltungssystem übertragen wird. Abweichungen – eine verschobene Anlieferung, eine Teilmenge, eine falsche Charge – fallen häufig erst auf, wenn der Lkw an der Rampe steht oder der Kunde nachfragt.
Lösung
KI übernimmt das Lesen und Zuordnen. Eingehende Dokumente und Nachrichten werden erfasst, den richtigen Bestellungen, Lieferungen und Sendungen zugeordnet und mit den erwarteten Werten abgeglichen: Menge, Termin, Artikel, Empfänger. Weicht etwas ab, entsteht daraus ein Hinweis mit Kontext – welche Bestellung betroffen ist, worin die Abweichung besteht, was als Nächstes zu tun wäre.
Wiederkehrende Korrespondenz wird vorbereitet: Rückfragen an Lieferanten, Terminbestätigungen an Kunden, Nachfassen bei fehlenden Papieren. Die Disposition prüft und gibt frei; Buchungen und Zusagen gehen nicht ungeprüft raus.
Hinweis: Die KI entscheidet nicht über Dispositionen, Reklamationen oder Sperrungen. Sie bereitet den Fall auf, damit die Entscheidung schneller und auf besserer Grundlage getroffen wird.
Nutzen
- Abweichungen früher sichtbar: Terminverschiebungen und Mengendifferenzen fallen beim Eingang der Meldung auf, nicht an der Rampe.
- Weniger Übertragungsarbeit: Angaben aus Avisen und Frachtpapieren landen strukturiert im System statt per Abtippen.
- Entlastete Disposition: Standardkorrespondenz kommt als Entwurf; die Zeit fließt in die Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.
- Belastbare Auskunft: Zum Sendungsstatus liegt der aktuelle Stand samt Quelle vor – auch wenn die zuständige Person nicht erreichbar ist.
Voraussetzungen
Anbindung an das führende System (ERP oder Lagerverwaltung) für Stamm- und Bestelldaten, damit der Abgleich gegen echte Erwartungswerte läuft. Wie tief die Automatisierung geht – reines Vorschlagen oder Buchen nach Freigaberegeln – wird pro Prozessschritt festgelegt.