Eingangsrechnungen gegen Bestellungen prüfen und Abweichungen melden

Wofür

Rechnungen, die nicht zur Bestellung passen, fallen in der Praxis oft erst bei der Zahlung oder gar nicht auf. Dieser Workflow gleicht offene Eingangsrechnungen jeden Morgen mit den Bestellungen ab, hält das Ergebnis je Rechnung fest und meldet Abweichungen mit Begründung und Einstufung an Einkauf und Buchhaltung. Er ergänzt den Blueprint „Eingangsrechnungen aus dem Postfach automatisch erfassen“.

So funktioniert's

1. Werktags um 6 Uhr – Der Zeitplan startet den Abgleich an jedem Werktag.
2. Bestellungen lesen – Alle Bestellungen werden aus der Tabelle geladen.
3. Offene Rechnungen lesen – Rechnungen mit Status „Zu prüfen“ werden geladen.
4. Mit Bestellungen abgleichen – Ein Code-Node prüft je Rechnung: Bestellnummer vorhanden und bekannt, Nettobetrag innerhalb der Toleranz, Lieferant und IBAN passend, Rechnungsnummer nicht doppelt.
5. Prüfstatus zurückschreiben – Jede Rechnung erhält den Status „Abgleich OK“ oder „Abweichung“ samt Prüfhinweis.
6. Nur Abweichungen – Unauffällige Rechnungen werden nicht weiter gemeldet.
7. Abweichung einstufen – Ein OpenAI-Modell stuft jede Abweichung als kritisch, klärungsbedürftig oder gering ein und empfiehlt den nächsten Schritt. Eine abweichende IBAN gilt immer als kritisch.
8. Meldung aufbauen und informieren – Eine sortierte Übersicht geht per E-Mail an Einkauf und Buchhaltung.

Der Workflow gibt keine Zahlungen frei und sperrt keine.

Voraussetzungen

• Ein Google-Konto mit einer Tabelle mit den Blättern „Bestellungen“ (Bestellnummer, Lieferant, Netto, IBAN) und „Rechnungen“ (Rechnungsnummer, Lieferant, Bestellnummer, Netto, IBAN, Status, Prüfhinweis, Geprüft am)
• Ein OpenAI-Konto mit API-Zugang
• Ein SMTP-Zugang für den Versand

Anpassen

• Hinterlegen Sie in n8n Ihre Zugänge für Google Sheets, OpenAI und SMTP.
• Ersetzen Sie YOUR_GOOGLE_SHEET_ID sowie die Empfängeradressen.
• Passen Sie die Toleranzen TOL_PROZENT und TOL_EURO im Code-Node an Ihre Freigaberichtlinie an.
• Ergänzen Sie weitere Prüfungen, etwa Menge oder Wareneingang, sobald diese Daten in der Tabelle stehen.