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Kundenstammdaten vereinheitlichen und Dubletten melden

Einmal pro Woche werden Kundenstammdaten vereinheitlicht, Lücken markiert und mögliche Dubletten per KI bewertet und gemeldet.

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In n8n einfach auf den Canvas einfügen (Strg/Cmd+V) oder die Datei importieren.

13 Nodes

  • scheduleTrigger
  • googleSheets
  • code
  • filter
  • set
  • if
  • openAi
  • emailSend
  • stickyNote

Wofür

Kundenstammdaten verwildern schleichend: „Muster GmbH“ und „Muster Gmbh.“, Telefonnummern in fünf Schreibweisen, fehlende Postleitzahlen und doppelte Kunden. Statt jährlicher Aufräumprojekte hält dieser Workflow den Bestand wöchentlich sauber, benennt Lücken und meldet mögliche Dubletten mit Begründung.

So funktioniert's

  1. Freitags um 18 Uhr – Der Zeitplan startet die Prüfung einmal pro Woche.
  2. Kundenstamm lesen – Alle Kundensätze werden aus der Tabelle geladen.
  3. Stammdaten vereinheitlichen – Ein Code-Node vereinheitlicht Rechtsformen, Länderkürzel, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, prüft PLZ und USt-IdNr. formal und benennt fehlende Pflichtangaben.
  4. Nur geänderte oder auffällige Sätze → Kundenstamm aktualisieren – Nur tatsächlich geänderte oder auffällige Sätze werden über die Kundennummer zurückgeschrieben, inklusive Prüfhinweis.
  5. Dubletten-Kandidaten finden – Sätze mit gleicher PLZ und ähnlichem Firmennamen oder gleicher E-Mail-Domain werden paarweise gegenübergestellt. Gibt es keine Kandidaten, geht es direkt zum Bericht.
  6. Dubletten bewerten – Ein OpenAI-Modell entscheidet je Paar, ob es sich um dasselbe Unternehmen handelt, und schlägt den führenden Satz vor. Standorte und Tochterfirmen gelten nicht als Dubletten.
  7. Prüfbericht aufbauen und versenden – Eine Übersicht mit Dubletten, Lücken und Kennzahlen geht an die verantwortliche Person.

Dubletten werden nur gemeldet, nicht automatisch zusammengeführt.

Voraussetzungen

  • Ein Google-Konto mit einer Tabelle, deren Blatt „Kunden“ die Spalten Kundennummer, Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon, E-Mail, USt-IdNr, Prüfhinweis und Geprüft am enthält
  • Ein OpenAI-Konto mit API-Zugang
  • Ein SMTP-Zugang für den Versand

Anpassen

  • Hinterlegen Sie in n8n Ihre Zugänge für Google Sheets, OpenAI und SMTP.
  • Ersetzen Sie YOUR_GOOGLE_SHEET_ID und stammdaten@example.com.
  • Erweitern Sie Rechtsformen, Länder und Pflichtfelder im Node „Stammdaten vereinheitlichen“.
  • Ersetzen Sie die Tabelle durch Ihr CRM oder ERP; Lese- und Schreib-Node lassen sich direkt austauschen.
  • Testen Sie den Workflow zuerst mit einer Kopie der Tabelle.