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Kontaktanfragen per KI einordnen und weiterleiten

Anfragen aus dem Website-Formular werden per KI nach Vertrieb, Support oder Sonstiges sortiert und mit Zusammenfassung an das richtige Team geschickt.

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In n8n einfach auf den Canvas einfügen (Strg/Cmd+V) oder die Datei importieren.

10 Nodes

  • webhook
  • respondToWebhook
  • openAi
  • switch
  • slack
  • emailSend
  • stickyNote

Wofür

Kontaktanfragen von der Website landen oft in einem zentralen Postfach und werden erst Stunden später an die richtige Stelle weitergeleitet. Dieser Workflow ordnet jede Anfrage beim Eingang per Sprachmodell ein, fasst sie kurz zusammen und verteilt sie direkt an Vertrieb, Support oder das zentrale Postfach.

So funktioniert's

  1. Kontaktformular empfangen – Ihr Website-Formular sendet die Felder name, firma, email und nachricht per POST an einen Webhook.
  2. Eingang bestätigen – Das Formular erhält sofort eine Antwort, damit der Absender nicht wartet.
  3. Anfrage einordnen – Ein OpenAI-Modell vergibt eine Kategorie (Vertrieb, Support, Sonstiges), eine Dringlichkeit und eine Zusammenfassung in höchstens zwei Sätzen.
  4. Nach Kategorie verteilen – Ein Switch leitet die Anfrage in den passenden Zweig.
  5. Vertrieb in Slack benachrichtigen – Vertriebsanfragen erscheinen mit Kontaktdaten und Zusammenfassung im Vertriebskanal.
  6. Support-Postfach informieren – Supportanfragen gehen per E-Mail mit Dringlichkeit im Betreff an das Support-Team.
  7. Zentrales Postfach informieren – Alle übrigen Anfragen gehen an die allgemeine Adresse.

Die Originalnachricht wird in jedem Zweig mitgeschickt, damit keine Information durch die Zusammenfassung verloren geht.

Voraussetzungen

  • Ein Website-Formular, das Daten per HTTP-POST versenden kann
  • Ein OpenAI-Konto mit API-Zugang
  • Ein Slack-Workspace mit einem Kanal für den Vertrieb
  • Ein SMTP-Zugang für den E-Mail-Versand

Anpassen

  • Hinterlegen Sie in n8n Ihre Zugänge für OpenAI, Slack und SMTP und wählen Sie diese in den jeweiligen Nodes aus.
  • Tragen Sie die Produktions-URL des Webhooks (Pfad kontaktformular) als Ziel in Ihrem Formular ein.
  • Ersetzen Sie #vertrieb durch Ihren Slack-Kanal.
  • Ersetzen Sie automation@example.com, support@example.com und info@example.com durch Ihre Adressen.
  • Passen Sie Kategorien und Regeln im System-Prompt an und ergänzen Sie im Switch weitere Zweige, etwa für Bewerbungen.