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Fristen aus eingehenden Schreiben erkennen und im Kalender vormerken

Fristen aus E-Mails und PDF-Anhängen werden mit Zitat erkannt, in eine Fristenliste übernommen und drei Tage vorher im Kalender angezeigt.

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In n8n einfach auf den Canvas einfügen (Strg/Cmd+V) oder die Datei importieren.

10 Nodes

  • emailReadImap
  • extractFromFile
  • openAi
  • code
  • filter
  • googleCalendar
  • googleSheets
  • stickyNote

Wofür

Zahlungsziele, Widerspruchsfristen oder Abgabetermine stecken oft im Fließtext eines Schreibens oder im PDF-Anhang. Werden sie übersehen, drohen Mahngebühren oder verlorene Rechte. Dieser Workflow liest eingehende Schreiben aus, erkennt alle genannten Fristen mit wörtlichem Zitat und macht sie im Kalender und in einer Fristenliste sichtbar.

So funktioniert's

  1. Posteingang Fristen – Ungelesene E-Mails aus einem eigenen Postfach (z. B. für eingescannte Post) werden per IMAP abgerufen.
  2. PDF-Anhang auslesen – Der Text des ersten PDF-Anhangs wird extrahiert. Ohne Anhang läuft der Workflow mit dem E-Mail-Text weiter.
  3. Fristen erkennen – Ein OpenAI-Modell liefert Aktenzeichen, Absender und alle Fristen mit Art, Datum und Zitat. Relative Fristen werden ab Eingangsdatum berechnet und gekennzeichnet.
  4. Fristen aufteilen – Jede Frist wird zu einem eigenen Eintrag, das Erinnerungsdatum liegt drei Tage vor Ablauf.
  5. Nur künftige Fristen – Bereits abgelaufene Daten werden verworfen.
  6. Kalendereintrag anlegen – Am Erinnerungstag erscheint ein Termin mit allen Angaben und dem Zitat.
  7. Fristenliste ergänzen – Jede Frist wird mit Status „offen“ in einer Google-Tabelle protokolliert.

Die Erkennung ersetzt keine rechtliche Prüfung. Berechnete Fristen sind in Kalender und Liste als „bitte prüfen“ markiert.

Voraussetzungen

  • Ein E-Mail-Postfach mit IMAP-Zugang
  • Ein OpenAI-Konto mit API-Zugang
  • Ein Google-Konto mit Kalender und einer Tabelle mit dem Blatt „Fristen“ und den Spalten Frist, Erinnerung, Art, Bezeichnung, Aktenzeichen, Absender, Fundstelle, Berechnet, Status

Gescannte PDFs ohne Textebene benötigen vorab eine Texterkennung (OCR).

Anpassen

  • Hinterlegen Sie in n8n Ihre Zugänge für IMAP, OpenAI und Google.
  • Ersetzen Sie YOUR_CALENDAR_ID und YOUR_GOOGLE_SHEET_ID durch Ihre IDs.
  • Ändern Sie den Vorlauf von drei Tagen im Node „Fristen aufteilen“.
  • Ergänzen Sie weitere Fristarten im System-Prompt, etwa Gewährleistungsfristen.