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Eingangsrechnungen aus dem Postfach automatisch erfassen

Neue Rechnungs-E-Mails werden gelesen, per KI ausgewertet und mit allen Eckdaten zur Prüfung in eine Google-Tabelle eingetragen.

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In n8n einfach auf den Canvas einfügen (Strg/Cmd+V) oder die Datei importieren.

10 Nodes

  • emailReadImap
  • if
  • extractFromFile
  • openAi
  • set
  • googleSheets
  • emailSend
  • stickyNote

Wofür

In vielen Unternehmen landen Eingangsrechnungen als PDF in einem gemeinsamen Postfach und werden von Hand abgetippt. Dieser Workflow liest neue Rechnungs-E-Mails automatisch aus, extrahiert die wichtigsten Rechnungsdaten per Sprachmodell und legt sie strukturiert in einer Tabelle ab. Die Buchhaltung prüft nur noch, statt zu erfassen.

So funktioniert's

  1. Rechnungspostfach abrufen – Der Workflow liest ungelesene E-Mails per IMAP und lädt die Anhänge mit.
  2. Hat PDF-Anhang? – Nur E-Mails mit PDF im ersten Anhang werden weiterverarbeitet.
  3. PDF-Text auslesen – Der Text wird aus dem PDF extrahiert.
  4. Rechnungsdaten extrahieren – Ein OpenAI-Modell gibt Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag, Währung und IBAN als JSON zurück. Fehlende Werte bleiben leer.
  5. Felder aufbereiten – Die Werte werden um Absender, Erfassungszeitpunkt und den Status „Zu prüfen“ ergänzt.
  6. In Rechnungsliste eintragen – Eine neue Zeile wird im Tabellenblatt „Rechnungen“ angelegt.
  7. Buchhaltung informieren – E-Mails ohne PDF-Anhang lösen eine Hinweis-E-Mail aus, damit nichts verloren geht.

Der Workflow bucht und bezahlt nichts. Jede Rechnung bleibt bis zur manuellen Freigabe im Status „Zu prüfen“.

Voraussetzungen

  • Ein eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen mit IMAP-Zugang
  • Ein OpenAI-Konto mit API-Zugang
  • Ein Google-Konto mit einer Tabelle, deren Blatt „Rechnungen“ die Spalten Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Netto, USt, Brutto, Währung, IBAN, Absender, Erfasst am und Status enthält
  • Ein SMTP-Zugang für die Hinweis-E-Mail

Gescannte PDFs ohne Textebene benötigen vorab eine Texterkennung (OCR).

Anpassen

  • Hinterlegen Sie in n8n Ihre Zugänge für IMAP, OpenAI, Google Sheets und SMTP und wählen Sie diese in den jeweiligen Nodes aus.
  • Ersetzen Sie YOUR_GOOGLE_SHEET_ID durch die ID Ihrer Tabelle.
  • Ersetzen Sie automation@example.com und buchhaltung@example.com durch Ihre Adressen.
  • Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Felder im System-Prompt und im Node „Felder aufbereiten“, etwa Kostenstelle oder Bestellnummer.