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Besprechungsprotokoll mit Aufgaben aus einem Transkript erstellen

Aus einem Besprechungstranskript entstehen Protokollentwurf, Beschlüsse und eine Aufgabenliste – mit täglicher Erinnerung an fällige Punkte.

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In n8n einfach auf den Canvas einfügen (Strg/Cmd+V) oder die Datei importieren.

15 Nodes

  • googleDriveTrigger
  • googleDrive
  • extractFromFile
  • openAi
  • code
  • emailSend
  • googleSheets
  • scheduleTrigger
  • stickyNote

Wofür

Nach einer Besprechung bleibt das Protokoll oft liegen, und vereinbarte Aufgaben geraten in Vergessenheit. Dieser Workflow erstellt aus einem Transkript einen Protokollentwurf mit Beschlüssen und Aufgaben, überträgt die Aufgaben in eine Liste und erinnert die Verantwortlichen täglich an fällige Punkte.

So funktioniert's

Teil 1 – Protokoll

  1. Neues Transkript im Ordner – Eine neue Datei in einem Google-Drive-Ordner löst den Workflow aus, etwa das Transkript aus Ihrem Videokonferenz-Tool.
  2. Transkript herunterladen und Text auslesen – Die Datei wird geladen; Google-Dokumente werden als Text exportiert.
  3. Protokoll erstellen – Ein OpenAI-Modell liefert Titel, Datum, Teilnehmende, Zusammenfassung, Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeiten sowie offene Fragen. Es übernimmt nur, was im Transkript steht.
  4. Protokoll formatieren und versenden – Der Entwurf geht als HTML-E-Mail an die Besprechungsleitung zur Prüfung.
  5. Aufgaben aufteilen und Aufgabenliste ergänzen – Jede Aufgabe wird mit Status „offen“ in eine Google-Tabelle geschrieben.

Teil 2 – Nachverfolgung

  1. Werktags um 8 Uhr – Ein zweiter Auslöser prüft die Aufgabenliste täglich.
  2. Fällige Aufgaben bündeln – Offene Aufgaben, die überfällig oder in zwei Tagen fällig sind, werden je verantwortlicher Person zusammengefasst.
  3. Erinnerung versenden – Jede Person erhält eine gebündelte E-Mail. Aufgaben ohne zugeordnete Adresse gehen an die Besprechungsleitung.

Voraussetzungen

  • Ein Google-Konto mit einem Drive-Ordner für Transkripte und einer Tabelle, deren Blatt „Aufgaben“ die Spalten ID, Besprechung, Datum, Aufgabe, Verantwortlich, Fällig und Status enthält
  • Transkripte als Textdatei oder Google-Dokument
  • Ein OpenAI-Konto mit API-Zugang
  • Ein SMTP-Zugang für den Versand

Beachten Sie bei Aufzeichnungen die Einwilligung der Teilnehmenden.

Anpassen

  • Hinterlegen Sie in n8n Ihre Zugänge für Google Drive, Google Sheets, OpenAI und SMTP.
  • Ersetzen Sie YOUR_FOLDER_ID, YOUR_GOOGLE_SHEET_ID und besprechungsleitung@example.com.
  • Tragen Sie im Node „Fällige Aufgaben bündeln“ unter ADRESSEN die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden ein. Aufgaben ohne bekannte Adresse oder mit Verantwortlich „offen“ gehen an die Besprechungsleitung (FALLBACK).
  • Passen Sie den Vorlauf von zwei Tagen im Node „Fällige Aufgaben bündeln“ an.