Antwortentwürfe für Kundenanfragen aus der eigenen Wissensbasis

Wofür

Viele Kundenanfragen wiederholen sich: Lieferzeiten, Rückgabe, Zahlungsbedingungen, Öffnungszeiten. Dieser Workflow erstellt für jede neue E-Mail einen Antwortentwurf, der sich ausschließlich auf Ihre eigene Wissensbasis stützt und die Fundstelle nennt. Ihr Team prüft, passt an und versendet – statt jede Antwort neu zu schreiben.

So funktioniert's

1. Neue E-Mail im Postfach – Gmail wird minütlich auf ungelesene Nachrichten im Posteingang geprüft.
2. Wissensbasis laden – Der Inhalt eines Google-Dokuments mit FAQ, Konditionen und Standardformulierungen wird geladen.
3. Antwort entwerfen – Ein OpenAI-Modell formuliert eine Antwort in der Sie-Form, nennt die verwendete Fundstelle und meldet, ob die Frage aus der Wissensbasis beantwortbar ist.
4. Aus Wissensbasis beantwortbar? – Nur belegbare Antworten werden weiterverarbeitet.
5. Antwortentwurf anlegen – Der Entwurf wird im passenden Gmail-Thread gespeichert. Ein interner Hinweis mit der Quelle steht am Anfang und wird vor dem Versand gelöscht.
6. Zur manuellen Bearbeitung markieren – Nicht beantwortbare Anfragen erhalten ein Label und bleiben beim Team.

Es wird keine E-Mail automatisch versendet.

Voraussetzungen

• Ein Google-Workspace- oder Gmail-Konto
• Ein Google-Dokument mit Ihrer Wissensbasis (am besten mit klaren Zwischenüberschriften, damit Fundstellen eindeutig sind)
• Ein OpenAI-Konto mit API-Zugang
• Ein Gmail-Label, z. B. „Manuell bearbeiten“

Anpassen

• Hinterlegen Sie in n8n Ihre Zugänge für Gmail, Google Docs und OpenAI.
• Ersetzen Sie YOUR_GOOGLE_DOC_ID durch die ID Ihres Wissensdokuments.
• Ersetzen Sie YOUR_LABEL_ID durch die ID Ihres Labels.
• Schränken Sie den Auslöser bei Bedarf auf ein Service-Postfach oder ein Label ein, damit interne Mails nicht verarbeitet werden.
• Passen Sie Tonalität und Grußformel im System-Prompt an Ihr Haus an.