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Angebotsentwurf aus einer Kundenanfrage erstellen

Eine Kundenanfrage wird per KI den Artikeln der Preisliste zugeordnet, nach festen Regeln kalkuliert und als prüfbarer Angebotsentwurf verschickt.

Vorschau lädt …

In n8n einfach auf den Canvas einfügen (Strg/Cmd+V) oder die Datei importieren.

8 Nodes

  • formTrigger
  • googleSheets
  • code
  • openAi
  • emailSend
  • stickyNote

Wofür

Anfragen kommen als Freitext: „Wir bräuchten etwa 40 Stück von dem Edelstahlgehäuse und die passenden Dichtungen.“ Bis daraus ein Angebot wird, sucht der Vertrieb Artikel, Preise und Rabatte zusammen. Dieser Workflow ordnet die Anfrage automatisch den Artikeln Ihrer Preisliste zu, kalkuliert nach festen Regeln und liefert einen Angebotsentwurf mit offenen Fragen.

So funktioniert's

  1. Anfrage erfassen – Vertriebsmitarbeitende fügen die Kundenanfrage in ein n8n-Formular ein, optional mit Zusatzrabatt.
  2. Preisliste lesen – Artikel, Einheiten, Listenpreise und Mindestmengen werden aus einer Google-Tabelle geladen.
  3. Katalog aufbereiten – Die Artikel werden als kompakte Liste für das Sprachmodell vorbereitet.
  4. Positionen zuordnen – Ein OpenAI-Modell ordnet die Anfrage Artikelnummern und Mengen zu, schreibt eine Einleitung und sammelt Unklarheiten. Preise nennt es nicht.
  5. Angebot kalkulieren – Ein Code-Node übernimmt die Preise aus der Preisliste, hebt Mengen auf die Mindestmenge an, wendet Staffel- und Zusatzrabatt an und berechnet die Umsatzsteuer. Unbekannte Artikel landen bei den offenen Fragen.
  6. Entwurf an Vertrieb senden – Positionstabelle, Summen, offene Fragen und die Begründung der Zuordnung gehen an die anfragende Person.

Der Entwurf geht nicht an den Kunden, sondern immer zuerst an den Vertrieb.

Voraussetzungen

  • Ein Google-Konto mit einer Tabelle, deren Blatt „Artikel“ die Spalten Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Listenpreis und Mindestmenge enthält
  • Ein OpenAI-Konto mit API-Zugang
  • Ein SMTP-Zugang für den Versand

Anpassen

  • Hinterlegen Sie in n8n Ihre Zugänge für Google Sheets, OpenAI und SMTP.
  • Ersetzen Sie YOUR_GOOGLE_SHEET_ID durch die ID Ihrer Preisliste.
  • Passen Sie im Objekt REGELN des Nodes „Angebot kalkulieren“ Umsatzsteuersatz, Staffelrabatte und Gültigkeit an.
  • Übergeben Sie den Entwurf statt per E-Mail an Ihr ERP oder erzeugen Sie daraus ein PDF.
  • Bei großen Sortimenten filtern Sie die Preisliste vorab nach Produktgruppe, damit der Katalog kompakt bleibt.