Kanban: Arbeit sichtbar machen mit drei Spalten

Sie lernen, was Kanban ist, und legen in wenigen Minuten Ihr erstes Board mit drei Spalten an.

Ziel

Nach diesem Artikel wissen Sie, was Kanban ist. Sie können ein einfaches Board mit drei Spalten anlegen und Ihre eigenen Aufgaben darauf abbilden — auf Papier, an der Wand oder digital.

Voraussetzungen

Sie brauchen kein Vorwissen und keine besondere Software. Es genügen eine freie Wand, ein Whiteboard oder ein großes Blatt Papier und ein Stapel Haftnotizen.

Was Kanban ist

Kanban ist eine Methode, um Arbeit sichtbar zu machen. Das Wort stammt aus dem Japanischen und bedeutet sinngemäß „Signalkarte". Der Grundgedanke ist einfach: Jede Aufgabe bekommt eine eigene Karte. Alle Karten hängen an einer gemeinsamen Fläche, dem Board. Und jede Karte wandert von links nach rechts — von „noch zu tun" bis „fertig".

Mehr steckt zunächst nicht dahinter. Kanban schreibt Ihnen nicht vor, wie Sie arbeiten. Es zeigt Ihnen, woran Sie gerade arbeiten. Genau das ist der Punkt: Aufgaben, die nur im Kopf, im Posteingang oder auf verstreuten Zetteln existieren, kann niemand überblicken — auch Sie selbst nicht.

Schritt für Schritt

Eine Fläche wählen. Nehmen Sie eine Wand, ein Whiteboard oder ein Flipchart-Blatt, das Sie täglich sehen. Sichtbarkeit ist der ganze Trick — ein Board in einer geschlossenen Schublade wirkt nicht.
Drei Spalten aufziehen. Beschriften Sie sie mit Zu tun, In Arbeit und Fertig. Diese drei reichen für den Start vollkommen aus. Feinere Spalten können Sie später ergänzen, wenn Sie merken, dass Ihnen etwas fehlt.
Aufgaben auf Karten schreiben. Eine Aufgabe pro Karte, in einem kurzen Satz und mit einem Verb: „Angebot für Firma Meier schreiben" statt „Meier". Wenn eine Karte mehr als einen Tag Arbeit bedeutet, teilen Sie sie in mehrere Karten.
Karten einsortieren. Alles, was ansteht, kommt zunächst nach Zu tun. Was Sie heute schon angefangen haben, hängen Sie direkt in In Arbeit.
Karten weiterschieben. Sobald Sie mit einer Aufgabe beginnen, wandert die Karte nach rechts. Sobald sie erledigt ist, wandert sie nach Fertig. Nicht früher — „fast fertig" ist nicht fertig.

Hinweis: Räumen Sie die Spalte Fertig nicht täglich leer. Am Ende der Woche zu sehen, wie viel dort hängt, ist der angenehmste Teil der Methode — und die ehrlichste Antwort auf die Frage, was eigentlich geschafft wurde.

Die eine Regel, die den Unterschied macht

Wenn Sie über das reine Sichtbarmachen hinausgehen wollen, gibt es genau eine Regel, die sich sofort lohnt: Begrenzen Sie, wie viele Karten gleichzeitig in In Arbeit hängen dürfen.

Legen Sie eine Zahl fest — für eine einzelne Person sind zwei bis drei Karten realistisch. Ist die Spalte voll, dürfen Sie keine neue Aufgabe anfangen. Sie müssen zuerst eine der angefangenen zu Ende bringen.

Das fühlt sich anfangs unnatürlich an. Es wirkt aber verlässlich, weil angefangene Arbeit noch keinen Nutzen stiftet: Zehn halbfertige Aufträge sind für Ihre Kunden genau so wertvoll wie null fertige. Diese Begrenzung heißt in der Kanban-Sprache WIP-Limit (von englisch work in progress, „Arbeit in Bearbeitung").

Zusammenfassung

Kanban macht Arbeit sichtbar: eine Aufgabe, eine Karte, ein gemeinsames Board.
Drei Spalten — Zu tun, In Arbeit, Fertig — genügen für den Anfang; Karten wandern nur nach rechts.
Formulieren Sie Karten klein und mit einem Verb, damit klar ist, was zu tun ist.
Wer zusätzlich begrenzt, wie viele Karten gleichzeitig in Arbeit sein dürfen, wird schneller fertig, nicht langsamer.