boltDOCS

Überblick

Rechnungen, Verträge, Bescheide, Personalunterlagen: Dokumente erreichen ein Unternehmen über Dutzende Kanäle und landen unsortiert in einem gemeinsamen Posteingang. Jemand muss sie öffnen, einordnen und weiterleiten. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und skaliert nicht.

boltDOCS übernimmt diesen Schritt. Eingehende Dokumente werden per OCR gelesen, mit KI klassifiziert und automatisch in die richtige Kategorie geroutet – zugewiesen an die zuständige Person. Die Anwendung ist mandantenfähig und arbeitet wahlweise mit Anthropic, OpenAI oder einem lokalen Modell über Ollama.

Kurz gesagt: Posteingang rein, sortiertes Archiv raus.

Nutzen

• Kein manuelles Einsortieren – die Ablage entsteht als Nebenprodukt des Eingangs.
• Sekunden statt Minuten pro Dokument, unabhängig vom Volumen.
• Alles auffindbar – durchsuchbarer Volltext, auch aus gescannten PDFs und Bildern.
• Nachvollziehbar – jeder Verarbeitungsschritt wird protokolliert.
• Datenhoheit – KI-Anbieter und Speicherort sind pro Mandant frei wählbar.

So funktioniert's

Funktionen

Eingangskanäle

Kanal	Anbindung	Typisch für
Upload	direkt in der Web-App	Einzelstücke, Nachzügler, Korrekturen
E-Mail	überwachte IMAP-Postfächer	Rechnungen und Schriftverkehr von Lieferanten
Poll-Ordner	lokales Dateisystem, SFTP, FTP	Scanner-Ausgabe, Batch-Importe
Webhook	HTTP-Anbindung externer Systeme	Vorsystem-Integration (in Vorbereitung)

Die Oberfläche

Extraktion: Dokumententypen selbst definieren

Ein Dokumententyp beschreibt, welche Informationen boltDOCS aus einem Dokument herausziehen soll. Jedes Feld bekommt einen Namen, einen Datentyp (string, date, money, boolean) und optional ein Pflichtkennzeichen. Zusätzlich lässt sich je Typ ein Standard-Bereich hinterlegen, in dem passende Dokumente automatisch landen.

Bestehende Typen können dupliziert und angepasst werden – so entsteht aus „Kaufbeleg" in wenigen Klicks ein „Kaufbeleg (Ausland)" mit einem zusätzlichen Feld.

Hinweis: Extrahierte Felder sind strukturierte Daten. Sie stehen für Filter, Auswertungen und die Übergabe an nachgelagerte Systeme zur Verfügung – nicht nur als Text im Dokument.

Anbindung

Betrieb im Überblick

Für wen geeignet

• Kanzleien und Steuerberatungen, die Mandate sauber getrennt halten müssen.
• Verwaltungen und Hausverwaltungen mit wiederkehrendem Schriftverkehr je Objekt.
• Mittelstand mit Scanner-Betrieb, der Papierpost in ein durchsuchbares Archiv überführen will.
• Teams mit geteiltem Posteingang, in dem heute niemand zuständig ist, bis jemand hinschaut.

Gut zu wissen

• Die Klassifikation liefert immer einen Confidence-Wert. Unterhalb der Schwelle wird das Dokument zur manuellen Zuordnung vorgelegt statt geraten.
• Ein Dokument kann in mehreren Bereichen gleichzeitig erscheinen – eine Rechnung gehört oft zu „Immobilien" und „Rechnungen".
• Webhooks als vierter Eingangskanal sind in Vorbereitung; Upload, E-Mail und Poll-Ordner sind produktiv nutzbar.
• Der Betrieb ist self-hosted. Für Installation und Anbindung an bestehende Systeme unterstützt thoughtflash. Beratung anfragen