Google Workspace

Wofür

Google Workspace bündelt die Bürodienste von Google zu einem Abonnement für Unternehmen: Gmail unter der eigenen Domain, Google Kalender, Google Drive als Dateiablage sowie Docs, Tabellen und Präsentationen für die gemeinsame Bearbeitung. Dazu kommen Meet für Videokonferenzen und eine zentrale Administrationskonsole für Konten, Geräte und Freigaben.

Gearbeitet wird überwiegend im Browser; die Dienste sind von Beginn an auf gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Personen ausgelegt.

Typische Einsatzgebiete

• Zentrale Verwaltung von Firmen-E-Mail-Adressen, Gruppen und Verteilern
• Gemeinsame Dateiablage mit geregelten Zugriffsrechten statt Dateianhängen per E-Mail
• Angebote, Protokolle und Kalkulationen, die mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten
• Terminplanung über Teams und Standorte hinweg, inklusive Raum- und Ressourcenbuchung
• Einheitliche Konten als Anmeldung (Single Sign-on) für weitere Anwendungen

Datenschutz & Betrieb

Der Betrieb erfolgt ausschließlich in der Google-Cloud; eine Installation im eigenen Haus gibt es nicht. Google stellt für Workspace einen Auftragsverarbeitungsvertrag samt Standardvertragsklauseln bereit. In den höheren Tarifen lässt sich für einen Teil der Dienste eine Datenresidenz in Europa festlegen; die Verarbeitung durch Support und Untersubunternehmer kann davon abweichen. Für den Einsatz in Deutschland ist daher eine eigene Prüfung der Datenschutz-Folgenabschätzung üblich.

Integration & Automatisierung

Für alle Dienste gibt es dokumentierte APIs (Gmail, Kalender, Drive, Sheets, Admin SDK) sowie mit Apps Script eine eingebaute Skriptumgebung. n8n bringt fertige Knoten für Gmail, Kalender, Drive und Sheets mit; die Anmeldung erfolgt über OAuth 2.0, für automatisierte Zugriffe im Namen der Organisation über ein Dienstkonto mit domänenweiter Delegation.