Gmail

Wofür

Gmail ist der E-Mail-Dienst von Google. Im geschäftlichen Einsatz läuft er als Bestandteil von Google Workspace unter der eigenen Firmendomain; die Verwaltung von Postfächern, Gruppen und Regeln erfolgt zentral in der Admin-Konsole.

Charakteristisch sind die Volltextsuche über das gesamte Postfach, die Organisation über Labels statt starrer Ordner und serverseitige Filterregeln, die eingehende Nachrichten automatisch einsortieren oder weiterleiten.

Typische Einsatzgebiete

• Firmenpostfächer und gemeinsame Postfächer (etwa info@ oder buchhaltung@) über Google-Gruppen
• Eingangspost automatisch sortieren, kennzeichnen und weiterleiten
• Anhänge wie Rechnungen und Belege an nachgelagerte Prozesse übergeben
• Serienmails und Signaturen zentral vorgeben
• E-Mail als Auslöser für Automatisierungen: Anfrage kommt an, Vorgang wird angelegt

Datenschutz & Betrieb

Gmail ist ein reiner Cloud-Dienst. Für Workspace-Konten gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag von Google; Inhalte geschäftlicher Konten werden nach Angaben des Anbieters nicht für Werbung ausgewertet. E-Mail-Verkehr ist regelmäßig personenbezogen und häufig vertraulich — Aufbewahrungsfristen, Archivierung (in Workspace über Google Vault) und die revisionssichere Ablage steuerrelevanter Belege sind gesondert zu regeln, da Gmail allein die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt.

Integration & Automatisierung

Die Gmail API erlaubt Lesen, Senden, Kennzeichnen und Durchsuchen von Nachrichten; klassische Clients binden sich über IMAP und SMTP an. n8n bietet einen Gmail-Knoten, der neue Nachrichten als Auslöser verarbeitet und Antworten, Labels oder Weiterleitungen setzt. Für den Zugriff im Namen der Organisation wird ein Dienstkonto mit domänenweiter Delegation verwendet, für einzelne Nutzer OAuth 2.0.